Excel ja tekoäly: kaavat, myyntidata, Copilot ja Gemini

Excel ja tekoäly: miksi yhdistelmä toimii

Lähes jokaisessa pienyrityksessä on jokin taulukko: myyntiluvut, työtunnit, varastolista, asiakasrekisteri tai budjetti. Taulukot ovat tehokkaita, mutta kaavat ovat monelle vaikeita ja virheilmoitukset vielä vaikeampia. Tekoäly toimii tässä kuin kärsivällinen kaveri, joka osaa Excelin ja selittää asiat ilman, että tunnet itsesi tyhmäksi.

Tekoälyä voi käyttää taulukoiden kanssa kolmella tavalla:

• Kysy yleisavustajalta. Kerro ChatGPT:lle, Claudelle tai Geminille, mitä haluat laskea, ja saat valmiin kaavan selityksineen.
• Lataa tiedosto analysoitavaksi. Useimmat avustajat osaavat lukea Excel- ja CSV-tiedostoja, laskea yhteenvetoja ja piirtää kaavioita.
• Käytä taulukko-ohjelman omaa tekoälyä. Excelissä se on Copilot ja Google Sheetsissä Gemini.

Kaavat selitettynä ja kirjoitettuna

Helpoin aloitus on pyytää kaava. Kerro tekoälylle, missä sarakkeissa tiedot ovat ja mitä haluat lopputulokseksi. Mitä tarkemmin kuvaat taulukkosi, sitä varmemmin kaava toimii ensimmäisellä kerralla.

Suomenkielisessä Excelissä funktioiden nimet ovat suomeksi, ja erottimena käytetään puolipistettä. Jos kaava ei toimi, syy on usein siinä, että tekoäly antoi englanninkielisen version. Pyydä silloin suomenkielistä versiota tai kokeile itse vaihtaa nimet.

Tekoäly on myös hyvä selittämään toisen tekemiä kaavoja. Liitä pitkä kaava, jota et ymmärrä, ja pyydä selitystä vaihe vaiheelta. Sama toimii virheilmoituksiin, kuten #PUUTTUU!, #ARVO! tai #VIITTAUS!.

Myyntidatan analysointi

Iso hyöty syntyy, kun annat tekoälyn katsoa dataasi ja kysyt kysymyksiä tavallisella kielellä. Esimerkiksi: mitkä palvelut myyvät parhaiten, mikä kuukausi oli heikoin, ketkä asiakkaat ostavat useimmin tai miten tämä vuosi vertautuu viime vuoteen. Tämä onnistuu lataamalla tiedosto avustajalle tai käyttämällä Copilotia tai Geminiä suoraan taulukossa.

Tekoäly osaa myös siivota sotkuista dataa: yhdistää samannimiset asiakkaat, korjata päivämäärämuotoja, poistaa tuplarivit tai jakaa yhden sarakkeen kahdeksi. Tämä on usein aikaa vievintä taulukkotyötä, ja siinä säästää helposti tunteja.

Copilot Excelissä

Microsoftin Copilot on rakennettu suoraan Exceliin. Sen saatavuus riippuu Microsoft 365 -tilauksestasi: yrityskäytössä se on yleensä erillinen lisälisenssi, ja osaan kuluttajatilauksista on sisällytetty kevyempiä Copilot-ominaisuuksia. Tarkista ajantasaiset tiedot omasta tilauksestasi.

Copilotilla voit esimerkiksi:

• pyytää uuden sarakkeen kaavan kuvailemalla, mitä haluat laskea
• korostaa poikkeavat arvot tai suurimmat summat
• luoda pivot-taulukon ja kaavion kysymällä
• kysyä taulukosta, esimerkiksi "mikä asiakas toi eniten myyntiä syksyllä?"

Copilot toimii parhaiten, kun data on muotoiltu Excel-taulukoksi (Lisää > Taulukko) ja sarakkeilla on selkeät otsikot. Sekalaiset yhdistetyt solut ja tyhjät rivit hämmentävät sitä.

Hyvä tapa oppia Copilotin käyttöä on aloittaa kysymyksillä, joihin tiedät jo vastauksen. Kun näet, että se laskee oikein tutut luvut, uskallat kysyä myös vaikeampia asioita. Muista silti tallentaa tiedosto ennen isoja muutoksia, jotta voit palata edelliseen versioon, jos jokin menee pieleen.

Gemini Google Sheetsissä

Jos yrityksesi käyttää Google Workspacea, Gemini on saatavilla myös Google Sheetsissä tilauksesta riippuen. Se toimii samaan tapaan kuin Copilot: sivupaneelissa voit pyytää kaavoja, yhteenvetoja, kaavioita ja taulukkopohjia. Esimerkiksi "tee projektiseurantataulukko, jossa on tehtävä, vastuuhenkilö, eräpäivä ja tila" luo valmiin rungon, jota voit muokata.

Pienyrittäjälle valinta Copilotin ja Geminin välillä ratkeaa yleensä sen perusteella, kumpaa toimisto-ohjelmistoa yritys jo käyttää. Erillistä ohjelmistoa ei kannata vaihtaa pelkän tekoälyn vuoksi.

Valmiita taulukkopohjia pienyrityksen arkeen

Moni yrittäjä tekee samat laskelmat käsin kerta toisensa jälkeen tai pitää tietoja vihkossa. Tekoäly rakentaa sinulle valmiin pohjan muutamassa minuutissa, kun kerrot, mitä tietoja haluat seurata. Hyviä kohteita ovat esimerkiksi:

• Kassavirtalaskelma: tulevat laskut ja menot kuukausittain, jotta näet etukäteen, milloin tilillä on tiukkaa.
• Työtuntiseuranta: työntekijät, työmaat tai asiakkaat ja tunnit viikoittain, laskutettavat ja laskuttamattomat erikseen.
• Varastolista: tuotteet, saldo, hälytysraja ja tilausmäärä, jolloin loppumassa olevat tuotteet värjäytyvät.
• Hinnoittelulaskuri: materiaalit, työtunnit, kate ja alv, jotta tarjoushinta syntyy aina samalla logiikalla.

Pohja on yhtä hyvä kuin siihen syötetyt luvut. Täytä ennusteet varovaisesti ja päivitä toteumat kerran kuussa. Kun pohja on valmis, voit pyytää Copilotia tai Geminiä kommentoimaan, missä kuukaudessa riski on suurin.

Tulosten tarkistaminen: älä luota sokeasti

Tekoäly tekee taulukoissa virheitä. Se voi lukea sarakkeen väärin, jättää rivejä huomiotta, sekoittaa alv:llisen ja alv:ttoman summan tai keksiä selityksen ilmiölle, jolle ei ole dataa. Vastaus näyttää silti varmalta. Siksi tarkistaminen on osa työtä.

1. Tarkista kokonaissumma. Laske itse yksi luku, esimerkiksi koko vuoden myynti, ja vertaa tekoälyn tulokseen.
2. Pyydä näyttämään laskutapa. Kysy, mitä rivejä ja sarakkeita laskussa käytettiin.
3. Katso pistokokein. Valitse kolme satunnaista riviä ja varmista, että ne on käsitelty oikein.
4. Erota faktat ja tulkinnat. "Myynti laski marraskuussa" on fakta. "Koska sää oli huono" on arvaus.
5. Säilytä alkuperäinen. Tee muutokset aina kopioon, ei alkuperäiseen tiedostoon.

Päätöksiä, kuten hinnoittelua, rekrytointia tai investointeja, ei kannata tehdä pelkän tekoälyn analyysin perusteella. Käytä sitä apuna kysymysten löytämiseen ja keskustele tärkeistä asioista tilitoimiston tai muun asiantuntijan kanssa. Lisää taloudenhallinnasta on oppaassa tekoäly pienyrittäjälle, ja raporttien ja esitysten teosta oppaassa esitykset ja dokumentit.