Tekoäly kokouksissa ja toimistossa: muistiot, Copilot ja Gemini

Toimistotyö on täynnä tekoälylle sopivia tehtäviä

Palaverit, muistiot, pitkät sähköpostiketjut, raportit ja sopimukset vievät monen työviikosta ison osan. Juuri näissä tekoäly on hyvä: se kirjaa, tiivistää, järjestää ja luonnostelee. Tässä oppaassa käydään läpi kokousmuistiinpanot ja litterointi, Microsoft 365 Copilot, Gemini Google Workspacessa, asiakirjojen tiivistäminen sekä se, mitä työpaikalla pitää muistaa yksityisyydestä.

Hyödyt ovat suurimmat silloin, kun tekoäly toimii siellä, missä työ jo tehdään. Jos yrityksesi käyttää Teamsia, Outlookia ja Wordia, Copilot on luonteva valinta. Jos käytössä on Gmail, Meet ja Google Docs, Gemini on samassa roolissa. Pienelle yritykselle riittää usein myös yleisavustaja, kuten ChatGPT tai Claude, johon liität tekstin itse.

Kokousmuistiinpanot ja litterointi

Moni pitää kokouksen ikävimpänä osana muistion kirjoittamista. Tekoäly voi tehdä siitä lähes automaattista. Vaihtoehtoja on kolme:

• Videopalaverin oma tekoäly. Teamsissa ja Google Meetissä on tilauksesta riippuen ominaisuus, joka litteroi puheen ja tekee kokouksen jälkeen yhteenvedon, päätökset ja tehtävät.
• Puhelimen tai tietokoneen sanelu. Nauhoita oma muistiinpanosi kokouksen jälkeen ja pyydä tekoälyä tekemään siitä siisti muistio.
• Erillinen litterointipalvelu. Nauhoitetun äänitiedoston voi muuttaa tekstiksi esimerkiksi Descriptin kaltaisella työkalulla ja tiivistää sen jälkeen.

Suomen kielen puheentunnistus on parantunut selvästi, mutta murteet, päällekkäin puhuminen ja huono mikrofoni heikentävät tulosta. Nimet, luvut ja ammattisanat kannattaa aina tarkistaa.

Pienessä yrityksessä ei tarvitse litteroida jokaista palaveria. Usein riittää, että joku sanelee kokouksen lopuksi kahden minuutin yhteenvedon puhelimeen: mitä päätettiin, kuka tekee mitä ja mihin mennessä. Tekoäly muuttaa sen siistiksi muistioksi, jonka voi lähettää kaikille saman päivän aikana.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot on rakennettu Wordiin, Exceliin, PowerPointiin, Outlookiin ja Teamsiin. Yrityskäytössä se hankitaan yleensä lisälisenssinä käyttäjää kohden, ja hinta on selvästi korkeampi kuin perusoffice. Siksi kannattaa miettiä, ketkä hyötyvät siitä eniten, eikä ostaa sitä automaattisesti kaikille.

Copilotin erityinen etu on, että se näkee organisaation omat tiedostot, sähköpostit ja kalenterin niiden oikeuksien mukaan, jotka käyttäjällä jo on. Siksi voit kysyä esimerkiksi:

• "Tiivistä, mitä asiakkaan X kanssa on sovittu sähköpostissa viimeisen kuukauden aikana."
• "Tee tästä Word-raportista viiden dian esitys."
• "Mitä eilisessä Teams-palaverissa päätettiin ja mitkä tehtävät jäivät minulle?"
• "Kirjoita vastausluonnos tähän sähköpostiin ja ehdota kahta aikaa ensi viikolle kalenterini perusteella."

Gemini Google Workspacessa

Google Workspacea käyttävissä yrityksissä Gemini toimii Gmailissa, Docsissa, Sheetsissä, Slidesissa ja Meetissä. Monissa Workspacen yritystilauksissa tekoälyominaisuudet sisältyvät nykyään hintaan, mutta laajuus vaihtelee tilauksen mukaan.

Gemini sopii esimerkiksi seuraaviin:

• pitkän sähköpostiketjun tiivistäminen Gmailin sivupaneelissa
• asiakirjan luonnostelu Docsissa ja tekstin muokkaaminen lyhyemmäksi tai muodollisemmaksi
• Meet-kokouksen muistiinpanot, jotka tallentuvat Driveen
• Driven tiedostojen etsiminen ja kysyminen niiden sisällöstä

Lisäksi Googlen NotebookLM on hyvä työkalu, kun haluat kysyä kysymyksiä nimenomaan tietyistä asiakirjoista. Lataat siihen esimerkiksi sopimukset, ohjeet tai tarjouspyynnön, ja se vastaa niiden pohjalta ja kertoo, mistä kohdasta tieto löytyy.

Asiakirjojen tiivistäminen ja vertailu

Pitkä tarjouspyyntö, vuokrasopimus, viranomaisohje tai toimittajan ehdot ovat hyviä kohteita tiivistämiselle. Tekoäly poimii olennaisen, listaa määräajat ja kertoo, mitä sinulta odotetaan. Se voi myös verrata kahta versiota ja kertoa, mitä on muuttunut.

Tiivistelmä on hyvä apu, mutta ei korvaa alkuperäisen lukemista silloin, kun allekirjoitat jotain tai teet ison päätöksen. Tekoäly voi jättää pois juuri sen pienen lauseen, joka on sinulle tärkein.

Sähköpostiähkyn purkaminen

Lomalta palatessa tai kiireisen viikon jälkeen postilaatikossa voi olla satoja viestejä. Copilot Outlookissa ja Gemini Gmailissa osaavat tiivistää pitkiä viestiketjuja ja kertoa, mitkä viestit vaativat sinulta toimia. Jos sinulla ei ole kumpaakaan, voit kopioida tärkeimmät ketjut yleisavustajalle, kunhan poistat ensin henkilötiedot ja luottamukselliset asiat.

Toimiva tapa on käydä postilaatikko läpi kolmeen koriin jaettuna: vastaa heti, delegoi tai siirrä myöhemmäksi, ja pelkkä tiedoksi. Tekoäly ei päätä puolestasi, mutta se nopeuttaa lajittelua, koska sinun ei tarvitse lukea jokaista viestiä alusta loppuun.

Muista, että tekoäly voi arvioida kiireellisyyden väärin. Asiakkaan lyhyt viesti voi olla tärkeämpi kuin pitkä sisäinen ketju.

Arjen toimistotehtävät

Yksityisyys ja tietoturva työpaikalla

Työpaikalla tekoälyn käyttöön liittyy enemmän vastuuta kuin kotona. Käsittelet työnantajan, asiakkaiden ja kollegoiden tietoja, eivätkä ne ole sinun annettavissasi mihin tahansa palveluun.

• Käytä työnantajan hyväksymiä työkaluja. Yrityksen Copilot tai Gemini on yleensä turvallisempi kuin henkilökohtainen ilmaistili.
• Älä liitä luottamuksellista henkilökohtaiseen tiliin. Palkat, henkilöstöasiat, asiakastiedot ja liikesalaisuudet eivät kuulu kuluttajaversioihin.
• Kerro nauhoituksesta. Kaikkien osallistujien pitää tietää, jos palaveri litteroidaan.
• Tarkista tekoälyn kirjoittama muistio. Väärin kirjattu päätös voi aiheuttaa riitaa myöhemmin.
• Tee yhteiset pelisäännöt. Pienessäkin yrityksessä yksi sivu ohjetta riittää.

Lue lisää oppaista tietoturva ja yksityisyys ja tekoäly ja laki. Esitysten tekemisestä kerrotaan oppaassa esitykset ja dokumentit ja taulukoista oppaassa Excel ja data.